Description du poste

Mission I - Assurer le secrétariat :

• Assurer la tenue du standard et l'accueil physique des visiteurs
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Centraliser, trier et prétraiter le courrier destiné à l'ensemble des services du siège
• Préparer et diffuser le planning hebdomadaire des salariés du siège
• Rédiger et mettre en forme des documents et courriers internes/externes, en collaboration avec l'assistante de direction
• Assurer le secrétariat courant pour l'ensemble des services

En cas d'absence de l'assistante de direction :

• Participer à la préparation des instances (Conseils d'Administration, réunions de bureau, commissions.) : convocations, feuilles de présence, tenue des registres
• Assister aux réunions et en assurer les comptes rendus ainsi que le suivi des décisions

Gestion administrative complémentaire :

• Gérer les fournitures de bureau et assurer le suivi des stocks via un tableur

Communication digitale :

• Contribuer à la mise à jour et à l'animation des réseaux sociaux de la structure (publication d'informations, valorisation des actions, relais des événements)
• Veiller à la cohérence et à l'image de la structure dans les contenus diffusés

Mission II - Accompagner la préparation de l'Assemblée Générale annuelle

• Participer à la rédaction des documents préparatoires
• Contribuer à l'envoi des convocations (internes et externes) et assurer leur suivi
• Participer aux assemblées de section et à l'Assemblée Générale
• Participer à la communication autour de l'événement, notamment via les réseaux sociaux (annonces, rappels, valorisation)

Plateforme de publication: francetravail.fr